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Documentos y Terminología Usual en el Comercio Internacional

Descripción de los documentos de exportación, contratos, cartas de crédito e INCOTERMS. Glosario de términos del Comercio Internacional en idioma inglés

Documentos de exportación

Los documentos que se piden con mayor frecuencia son las declaraciones de exportación, las facturas consulares o los certificados de origen, las facturas de carga, las facturas comerciales y los certificados de seguro. Además, a menudo son necesarios documentos tales como las licencias de importación, las licencias de exportación, las listas de envase y los certificados de inspección.

Declaración de exportación. Presentada en el puerto de salida, incluye los nombres y las direcciones de los principales participantes, el destino de los bienes, una descripción completa de los bienes y su valor declarado.

Factura consular o Certificado de origen. Algunos países exigen facturas consulares. Los formularios deben obtenerse en el consulado del país y remitirse con dos a ocho copias junto con las copias de otros documentos requeridos (licencia de importación, factura comercial o factura de carga)

Factura de carga o conocimiento de embarque. Es el documento más importante para establecer la propiedad legal. Sirve (a) como contrato para el embarque entre el transportista y el remitente, (b) como recibo del transportista por el cargamento, (c) como certificado de propiedad o título de los bienes. Las facturas de carga se emiten en forma de facturas directas, que no son negociables y que se envían directamente a un consignatario, o en forma de facturas de pedido, que son instrumentos negociables.

Factura comercial. Cuenta o declaración de los bienes vendidos. Es uno de los documentos financieros solicitados en los pagos comerciales internacionales.

Póliza o certificado de seguro. Documento clave en el comercio de la exportación

Licencias. De exportación o importación. Documentos adicionales que se solicitan con frecuencia.

Otros. Pueden exigirse los certificados de inspección sanitaria y de salud para probar la ausencia de enfermedades y pestes en ciertos productos. En algunos casos, también se piden las listas de envase con los pesos correctos.

Contratos y cartas de crédito

Los elementos principales del contrato deben ser:

  • Las partes: En el caso de sociedades, se debe acreditar la existencia y la capacidad de los representantes para contraer obligaciones.
  • Descripción del producto incluyendo la denominación arancelaria que corresponda.
  • El precio: Forma y plazos de pago. El medio de pago, si se trata de carta de crédito, se deberá determinar sus características, por ejemplo revocable o irrevocable, se es confirmada; la existencia de cláusulas rojas; documentación exigida (facturas, facturas consulares, documentos de pesaje, certificado de origen, certificado de calidad, certificados sanitarios); si es divisible o indivisible; si es transferible, a la vista, o a plazos, etc. Es habitual que el vendedor se reserve el derecho de proponer al menos una terna de bancos confirmadores, si la carta de crédito fuese confirmada. (El banco confirmador puede otorgar financiación sobre la base de esa carta de crédito). El pago puede realizarse en efectivo, mediante cheque, transferencia bancaria o letra de cambio.
  • Las condiciones de entrega. Lo usual es una remisión a los INCOTERMS según la modalidad convenida.
  • Las cláusulas penales para incumplimientos.
  • Calidad y revisión del producto vendido, momento en el que el comprador efectuará la revisión del producto.
  • Caso fortuito o de fuerza mayor. (Supuestos eventuales que podrían eximir a las partes de sus obligaciones).
  • Modo de resolver controversias.
  • Cláusulas de arbitraje.
  • Cláusulas de jurisdicción y competencia.
  • Lugar y fecha de celebración del contrato.

Las cartas de crédito. Son los medios de pagos normales. La carta de crédito es el compromiso de un banco de pagar a un proveedor en nombre de un comprador. Las cartas de crédito suelen llamarse "documentarias", dado que los bancos manejan la transacción sobre la base de documentos, con independencia de las mercaderías en sí. Los pasos básicos en una transacción por carta de crédito son:

El comprador ordena a su banco abrir carta de crédito a favor del vendedor. El banco del comprador prepara la carta de crédito incluyendo todas las instrucciones del comprador relacionadas con el embarque y la documentación requerida. El banco del comprador remite la carta de crédito al banco corresponsal, en el país del vendedor.

El banco corresponsal hace llegar la carta de crédito al vendedor, quien revisa las condiciones. Si hay acuerdo sobre los términos, el proveedor prepara la mercadería y efectua los arreglos para su embarque. Luego despacha la mercadería y obtiene un conocimiento de embarque (bill of lading) y los otros documentos requeridos por el comprador en la carta de crédito.

El vendedor presenta los documentos requeridos al banco corresponsal, los que normalmente incluyen el conocimiento de embarque, factura comercial, certificado de origen y certificado de inspección (si es requerido por el comprador). El banco corresponsal revisa los documentos y los remite al banco del comprador. Si la carta de crédito es confirmada e irrevocable, el vendedor tiene garantizado el pago y puede ser pagado inmediatamente por banco corresponsal. Una vez que el banco del comprador recibe los documentos, notifica al comprador, quien revisa los documentos. Si están en orden, el comprador firma y retira los documentos, que usará para tomar posesión de la mercadería.

El banco emisor paga al banco corresponsal, el que a su vez paga al vendedor.

Hay dos formas básicas de carta de crédito: el crédito revocable y el crédito irrevocable. Asimismo hay dos tipos de créditos irrevocables: los no confirmados y los confirmados. El crédito revocable puede ser cambiado o cancelado por el comprador, sin notificación previa al vendedor. Por esta razón, no son normalmente aceptados por los vendedores y raramente se utilizan.

El crédito irrevocable obliga al banco emisor a pagar, se se cumplen las condiciones estipuladas en la carta de crédito. No puede ser cambiado ni cancelado sin el consentimiento de comprador y vendedor. Los créditos irrevocables no confirmados por el banco emisor, implican que este banco es el responsable del pago, y el banco corresponsal está obligado a pagar sólo después de recibir los fondos por parte del banco emisor.

Los créditos irrevocables confirmados obligan al banco corresponsal a garantizar el pago al vendedor si el banco emisor falla en el pago, (por supuesto, estas cartas de crédito cuestan más).

Existen algunas cartas de crédito especiales, tales como las transferibles, que permiten a un proveedor a transferir todo o parte de la carta de crédito a otro beneficiario, que normalmente es el productor de la mercadería. Este el un procedimiento común para intermediarios.

INCOTERMS (International Chamber of Commerce Trade Terms)

Proveen reglas internacionales para la interpretación de los términos comerciales. Estas reglas son publicitadas por la Cámara de Comercio Internacional.

Hay cuatro categorías básicas según el modo de entrega de la mercadería:

  • En el local del vendedor.
  • El vendedor envía la mercadería a un transportista elegido por el comprador.
  • El vendedor contrata el transporte sin asumir riesgos.
  • El vendedor asume todos los riesgos y gastos del transporte hasta destino o domicilio del comprador.

Los INCOTERMS correspondientes, según el modo de entrega de la mercadería son:

  • En el local del vendedor: EXW (ex works).
  • FCA (free carrier). Libre al transportista.
  • FAS (free alongside ship). Libre de cargo al costado del buque o vehículo.
  • FOB (free on board). Libre de cargo a bordo.
  • CRF (cost and freight). Costo y flete.
  • CIF (cost insurance and freight). Costo, seguro y flete.
  • CPT (carriage paid to). Transporte pago hasta...
  • CIP (carriage and insurance paid to). Transporte y seguros pagos hasta arribo.
  • DAF (delivered at frontier). Entregado en la frontera.
  • DES (delivered ex ship). Entregado en el barco.
  • DEQ (delivered ex quayd). Entregado en el muelle.
  • DDU (delivered duty unpaid). Entrega con derechos aduaneros sin pagar.
  • DDP (delivered duty paid). Entrega con derechos aduaneros pagos.

Modalidad Ex Works. ( En la fábrica o factoría).

El vendedor no es responsable de cargar las mercaderías en el vehículo de transporte. El riesgo de la exportación, es responsabilidad del comprador.

El comprador debe obtener las licencias o autorizaciones de exportación, tramitar el despacho aduanero y recibir la mercadería asumiendo todos los riesgos desde el momento en que fueron puestas a su disposición. A los fines aduaneros es el exportador.

Modalidad FOB (Libre a bordo)

El vendedor debe entregar la mercadería a bordo del medio de transporte. Debe entregar la factura comercial, obtener cualquier licencia o autorización que fuere exigida para la exportación y realizar todos los trámites consecuentes. El pago de impuestos, tasas o derechos aduaneros estará a cargo del vendedor. Debe también dar aviso al comprador, con tiempo suficiente, que las mercaderías fueron cargadas, y remitirle los documentos usuales que prueben el embarque.

El comprador debe obtener las licencias o autorizaciones necesarias para importar el producto en el país de destino, contratar el transporte y asumir los riesgos por pérdidas o daños desde el momento en que aquellas han sido embarcadas. Debe dar aviso al vendedor con la debida antelación del nombre del barco, puerto de embarque y tiempo requerido para su envío. Si el medio de transporte no arribara en término al puerto de embarque, asumiría la responsabilidad de todos los riesgos y costos por demoras o de daños o pérdidas de la mercadería.

Modalidad CFR (costo y flete)

Se diferencia de la anterior en el sentido de que el vendedor contrata el flete hasta el puerto de destino. El costo de la descarga en el puerto de destino es asumido por el comprador.

Modalidad CIF (costo, seguro y flete)

El vendedor asume la obligación de contratar el seguro marítimo para cubrir riesgos por pérdidas o daños del producto. El mínimo a cubrir debe ser el precio del contrato más el 10% y debe ser en la misma moneda de pago utilizada en el contrato de venta.

Modalidad DEQ (entrega en el muelle de destino; derechos aduaneros pagos)

Esta modalidad es la más gravosa para el vendedor, ya que soporta todos los riesgos hasta el momento en que la mercadería es puesta a disposición del comprador en el muelle de destino, con los derechos de aduana o los derechos de importación pagados. El vendedor debe notificar al comprador con tiempo suficiente, el momento de arribo y proveerle la orden de envío o documento de transporte. El comprador debe enviar al vendedor la documentación exigida por el país de importación, para que aquel pueda cumplir con su obligación.

Principales términos utilizados en los contratos de transporte marítimo

Berth terms o Liner terms - El transportador se hace cargo de los gastos de carga y descarga. (Carga y descarga por cuenta del buque)

Free in and out (Fio) - El transportador no se hace cargo de los gastos de carga y descarga. (Carga y descarga por cuenta de la mercadería)

Free in line out (Filo) - La tarifa no comprende los gastos de carga, los que serán por cuenta del embarcador y el transportista se hace cargo del transporte y de la descarga. (Carga por cuenta de la mercadería y descarga por cuenta del buque)

Life in free out (Lifo) - El transportista carga y transporta por su cuenta y el consignatario cubre los gastos de descarga. (Carga por cuenta del buque y descarga por cuenta de la mercadería)

Free in out stowed (Fios) - El mismo que el indicado para FIO pero agregándose los gastos que origine la estiba a bordo.

Free in out stowed and trimmed (Fiost) - Igual al anterior, pero sumándole los gastos por movimiento de la mercadería en la bodega del buque a fin de lograr el equilibrio necesario para el transporte (Trimmed). Estas erogaciones corren por cuenta de la mercadería.

Fiost lash secured. - Extensión de la cláusula anterior. También el trincado y asegurado (seguridad en la navegación) de la carga son por cuenta de la mercadería.

Free in (Fi) - Libre de gastos de carga.

Free out (Fo) - Libre de gastos de descarga.

Glosario de términos de comercio internacional en idioma inglés.

Bill of lading - Documento emitido por una compañía de transportes al exportador o remitente, que sirve como recibo de la mercadería embarcada, como contrato de despacho, y puede servir como documento de propiedad. Pueden ser a su vez: Straight (non negotiable) bill of lading. Indica que el remitente despacha la mercadería al consignatario. El consignatario necesita únicamente identificarse para retirar la mercadería. Este documento se usa generalmente cuando la mercadería ha sido pagada por adelantado. Order (negotiable) bill of lading. Es un documento de propiedad, que debe estar en manos del comprador/importador para que pueda tomar posesión de la mercadería. Dado que este documento es negociable, normalmente se confecciona "a la orden de" el vendedor/exportador.

Certificate of origin. - Certifica el país de origen de la mercadería. Dado que es normalmente requerido por las aduanas de entrada, el comprador estipula en sus cartas de crédito que debe entregarse como parte de la documentación.

Insurance document. - Certifica que la mercadería está asegurada durante su transporte

Invoice / Commercial invoice. - Es la factura, documento numerado que identifica a comprador y vendedor, fechas de embarque, modos de transporte, formas de despacho y de pago, y un listado y descripción de la mercadería, incluyendo precios, descuentos y cantidades. Es utilizada normalmente por las aduanas para determinar el costo gravable.

Consular invoice. - Documento provisto por el cónsul del país importador, en su idioma, y certificado por autoridad competente del país exportador.

Dock receipt. - Documento, o recibo, emitido por el transportista cuando el exportador no es responsable del movimiento de la mercadería hasta su puerto de destino. Indica que la mercadería fue despachada y recibida en el puerto que se especifica.

Export licence. - Documento emitido por agencia gubernamental, autorizando determinada exportación a determinado país.

Import licence. - Equivalente al anterior, dando autorización para importar determinada mercadería.

Inspection certificate. - Declaración firmada por el exportador o por un organismo inspector independiente (según requerimientos del comprador / importador) confirmando que la mercadería cumple determinadas especificaciones.

Packing list. - Documento enlistando la mercadería contenida en determinado embalaje o contenedor, incluyendo tipo, dimensiones y peso del contenedor.

Phytosanitary inspection certificate. - Formulario llenado por el exportador indicando valor, peso, destino y otras informaciones sobre un embarque de exportación.

Amendment. - Cambio en los términos y condiciones de una carta de crédito, normalmente para satisfacer necesidades del vendedor. Si el comprador está de acuerdo, instruye a su banco (el banco emisor) para efectuar las correcciones necesarias. El banco emisor informa al banco corresponsal (el del vendedor) quien luego notifica al vendedor. En el caso de cartas de crédito irrevocables, los "amendments" sólo pueden ser efectuados con el acuerdo de todas las partes involucradas.

Back to back letter of credit. - Nueva carta de crédito abierta a favor de otro beneficiario, sobre la base de una carta de crédito preexistente no transferible.

Bill of exchange. - Orden escrita de una persona a otra, para pagar una especificada suma de dinero a un tercero.

Draft. - Letra. Documento financiero y legal, donde una persona (drawer) instruye a otra (drawee) para pagar una cierta cantidad de dinero a determinada persona, normalmente en pago por la transferencia de bienes o servicios. "Sight drafts" son pagables a su presentación. "Time drafts" son pagables en una fecha determinada o determinable (30, 60, 90 días, etc.).

Promissory note. - Documento financiero / legal, por el cual una persona promete pagar a otra determinada cantidad.

Collecting bank. - (También llamado "presenting bank"). El Banco, usualmente del comprador, que recoge el pago (o el time draft) del comprador para transrferirlo al banco remitente (normalmente al Banco del vendedor) a cambio de los documentos de embarque y los otros documentos que habilitan al comprador a tomar posesión de los bienes.

Confirmed letter of credit. - Carta de crédito que contiene una garantía de parte de ambos bancos (issuing and advising banks) de pagar al vendedor, en cuanto su documentación de venta esté en orden y se hayan cumplido los términos del crédito.

Deferred payment letter of credit. - Carta de crédito mediante la cual el comprador toma posesión de la documentación y la mercadería, acordando pagar al banco emisor en una fecha fija futura.

Discrepancy. - No cumplimiento de términos o condiciones de una carta de crédito. La discrepancia puede ser pequeña, como olvidos de algunas fechas, o falta de algún documento, y pueden ser corregidas fácilmente. Otras pueden conducir a una eventual invalidación de la carta de crédito.

Documentary collection. - Método para efectuar pagos por mercaderías, por el cual el vendedor instruye a su banco que reciba determinada suma del comprador a cambio de la transferencia del embarque y la documentación que habilita al comprador para tomar posesión de la mercadería. Los dos tipos principales de Documentary Collection son:

Documents against payment (D/P) - Por los que el banco entrega la documentación al comprador sólo contra pago al contado en la moneda establecida

Documents against acceptance (D/A) - Por los que el banco entrega la documentación al comprador contra la aceptación de un "bill of exchange" garantizado, a fecha posterior.

Irrevocable credit - Carta de crédito que no puede ser revocada o corregida sin previo consentimiento del proveedor, el comprador y todos los intermediarios.

Issuance - El acto del banco emisor (issuing bank) estableciendo una carta crédito.

Letter of credit - Carta de crédito. Documento que establece obligación por parte de un banco de poner determinada suma de dinero a disposición de un vendedor, en nombre de un comprador, bajo condiciones precisas y definidas.

Negotiation - En una transacción por carta de crédito, el examen de la documentación del vendedor por el negotiating bank para determinar si cumple con los términos y condiciones de la carta de crédito.

Open account - El embarque de mercaderías previo al pago de las mismas. El exportador normalmente especifica los términos esperados de pago a 30, 60, o 90 días de la fecha de embarque.

Red clause letter of credit - Carta de crédito que especifica que los fondos estarán disponibles para el vendedor antes del embarque, con la finalidad de proveerle dinero para la producción de la mercadería.

Remitting bank - En una documentary collection, el banco que actúa como intermediario.

Standby letter of credit - Una carta de crédito usada como método secundario de pago, en el caso de que el método de pagos primario no pueda ser cumplido.

Validity - El período de tiempo de validez de una carta de crédito. Después de recibir información de la apertura a su nombre de una carta de crédito, el vendedor debe cumplir con todos los requerimientos de la carta de crédito dentro del período de validez.

Revocable letter of credit - Carta de crédito que puede ser revocada o corregida por el comprador, sin notificar previamente a las otras partes involucradas en el proceso (raramente usada).

Revolving letter of credit - Carta de crédito que es automáticamente restituída a su valor total, después de completado cada intercambio de documentación. Se usa cuando hay que efectuar varios embarques en un determinado período de tiempo.

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